Evento de lançamento de livro: checklist completa

Fazer um lançamento de livro é uma ótima maneira de divulgar sua obra. Não só pelos livros vendidos durante o encontro, mas por toda a repercussão deste tipo de evento.

Porém, há muitos detalhes que precisam ser levados em consideração e até mesmo alguns casos em que recomendamos não fazer eventos.

Por isso, separamos neste artigo uma série de perguntas e respostas, para te ajudar a decidir e organizar o lançamento de seu livro. Ao fim deste artigo, criamos uma checklist completa, já organizada dentro de um cronograma para te ajudar a organizar seu evento.

Importante: Se você quiser acessar nosso infográfico com o Passo a Passo de um lançamento de livro, clique aqui.

Vamos lá?

Quando eu devo fazer um evento de lançamento de livro?

Se seu livro está em fase de lançamento ou até mesmo se você está lançando uma nova edição comemorativa. Quando o livro já está no mercado há pelo menos três  meses, os eventos são chamados de Sessão de Autógrafos.

Quando eu não devo fazer um evento?

Se você decidir fazer um evento em uma livraria, mas não tem público suficiente para lotar a livraria, recomendamos que você escolha outro lugar ou não faça o evento.

Quando você reserva uma livraria para seu evento e não leva muitas pessoas, você acaba prejudicando a imagem da sua obra . Aquela livraria pode decidir não expor mais seu livro em destaque, afinal, se nem com a sua presença  ele gerou movimento, não faz sentido eles tirarem o espaço de outro livro que pode vender mais.

Como escolher o local do lançamento de livro?

Escolha um local de fácil acesso para seus amigos e familiares. Em geral, eles são as pessoas que geram mais movimento em um evento de lançamento. Livrarias de shopping costumam ser bons locais, pois geralmente são de fácil acesso e já têm um estacionamento. Livrarias de bairro costumam ser mais íntimas e charmosas.

E se eu decidir fazer meu lançamento de livro fora de uma livraria?

Se escolher outro local, como um restaurante, um café ou até mesmo um congresso, você precisa alinhar com os gerentes desses locais se é possível reservar um espaço para esse evento e também precisará providenciar uma estrutura de vendas para seu livro, incluindo maquininhas de cartão, troco para quem pagar em dinheiro, sacolas para embrulhar os exemplares e alguém para cuidar do setor financeiro para você na hora.

Se você decidir lançar seu livro em um congresso, por exemplo, algumas livrarias até aceitam deslocar sua própria estrutura para fazer as vendas. Nesses casos, seu evento precisa ter mais de 200 convidados assistindo à  sua palestra.

Quem vai a um evento de lançamento de livro?

Em geral, os amigos e familiares do autor compõem a maior parte dos convidados. Fãs e seguidores muitas vezes não se sentem à vontade indo. Por isso, é muito importante fazer campanhas especiais para seu evento.

Como posso atrair mais pessoas para o meu evento?

Você pode criar campanhas de incentivo, sorteios para os participantes, divulgar que seu evento de lançamento terá também uma palestra e até convidar pessoas famosas para dividir o palco com você.

Quantas pessoas eu devo convidar?

Há uma quebra padrão no número de convidados em relação ao número de presentes. Em geral, apenas metade dos seus convidados consegue ir a seu evento. Por isso, é muito importante ter um sistema de confirmação de presença (RSVP). Seu convite pode ter um endereço de e-mail no qual o convidado confirme sua participação. Você pode até mesmo fazer essa confirmação enviando mensagens um a um.

Ou seja, se você tem uma lista com 100 nomes, é provável que apenas 50 pessoas compareçam ao evento.

Quais são os melhores dias e horários para fazer um evento de lançamento de livro?

Depende muito dos seus convidados. Por exemplo, se você está lançando um livro infantil, os lançamentos no período da noite não fazem muito sentido. Nós costumamos evitar eventos às segundas ou sextas-feiras à  noite, pois são horários de mais trânsito. Procure evitar também datas muito próximas a feriados ou a dias de final de campeonatos.

Quando eu devo fazer um tour de lançamento?

Quando você tiver uma base de fãs fiéis, amigos ou familiares em diferentes locais. Veja: ter seguidores não é o bastante. Em média, menos de 1% da sua base de seguidores comparece a um evento de lançamento.

Eu preciso de uma assessoria de imprensa para divulgar meu evento?

Nós recomendamos que sim. Na verdade, nossa recomendação é que você contrate uma assessoria de imprensa para divulgar o livro, inclusive o evento.

Os assessores podem trabalhar em parceria com jornais locais e tentar emplacar a divulgação do seu evento nesses veículos, e até mesmo levar jornalistas para fazer a cobertura do seu evento.

Eu preciso servir um coquetel no meu lançamento de livro?

Era bastante comum ter um serviço de coquetel em um evento de lançamento de livro, mas, atualmente, não é mais. Nós sugerimos servi-lo apenas se seus convidados forem pessoas importantes, como clientes ou até mesmo prospects. Assim, você transforma seu evento de lançamento de livro em um evento de networking também.

Qual equipe é necessária para um evento de lançamento de livro?

Além da equipe encarregada da venda dos livros, eu sempre sugiro que o autor contrate um fotógrafo e que tenha uma pessoa para ajudá-lo com a organização do evento em si. Organizar a fila, tirar dúvidas, marcar o nome das pessoas no livro com um post-it (para que você não erre na hora do autógrafo).

Se você decidir servir um coquetel, é importante ter garçons e copeiros ajudando a servir.

Quais são os possíveis formatos desse evento de lançamento de livro?

Há inúmeras possibilidades. A mais comum é um evento com apenas uma sessão de autógrafos. Mas você pode promover uma rápida palestra sobre o livro (não mais do que 30 minutos), um bate-papo com convidados, uma mesa de debates sobre o tema. Já organizei inclusive eventos de lançamento com shows de bandas, mágicos e outras atrações. O importante é que essas atrações tenham sempre relação com o livro lançado e que não ultrapasse meia hora. Seus convidados podem não ter muito tempo disponível para ficar, e fazê-los esperar para te cumprimentar e autografar seu livro pode ser indelicado.

O que acontece durante o evento de lançamento de livro?

Via de regra, o autor recebe seus convidados logo no início do horário marcado. Os convidados costumam chegar aos poucos, mas você precisa estar desde o horário combinado lá. Se houver alguma atração agendada, o autor começa a autografar após o término dessa atração, mas desde o início já vai posando para fotos.

Iniciada a fila de autógrafos, o autor atende então um a um, conversando, autografando e tirando fotos. Nessa hora, é importante que a pessoa responsável por organizar o evento avise o autor do tamanho da fila. Assim, o autor sabe se pode passar mais tempo conversando com cada convidado ou se ele precisa fazer a fila andar.

Vale a pena fazer um lançamento em uma Bienal do Livro ou em algum evento literário?

Esses eventos costumam ser muito atrativos, pois, além de serem marcos culturais, reúnem diversos leitores e escritores. Porém, eu não recomendo que este seja o único evento de lançamento de um autor. Essas feiras literárias costumam ser em locais de difícil acesso, costumam cobrar ingresso de entrada e ficam em pavilhões muito grandes. Isso complica muito a logística dos convidados e pode diminuir a quantidade de presentes.

Agora, se você já tiver um outro evento agendado ou planejado, não vejo problemas. Participar de eventos literários é uma ótima forma de ampliar a sua autoridade como escritor e formador de opinião.

Cronograma e checklist do evento de lançamento de livro:

45 dias antes do evento

• Defina o local do evento. Entre em contato para checar a disponibilidade do local;
• Defina a data do seu evento;
• Garanta que a data não é um feriado ou final de algum campeonato importante;
• Monte sua lista de convidados
• Encomende as artes do seu evento
  • Banner
  • Save the date
  • Convite
  • Marcadores de páginas
  • Brindes
    

30 dias antes do evento

• Dispare o Save the date;
• Alinhe seu evento com seu assessor de imprensa;
• Faça convites para a imprensa;
• Defina se você irá servir um coquetel para seus convidados.
  

20 dias antes do evento

• Garanta que seus livros estão impressos e prontos para envio;
• Distribua os convites;
• Contrate um fotógrafo;
• Providencie uma estrutura de vendas para seu livro (especialmente se o seu lançamento não for em uma livraria);
• Faça uma visita técnica no local do evento. Pergunte onde ficaria a mesa, a fila, até que horas o evento pode ir, quais as regras para levar fornecedores (fotógrafo, buffet, entre outros).
  

5 dias antes do lançamento

• Dispare um lembrete dois dias antes do evento;
• Garanta que o local do evento tem um porta-banner.
  

Na manhã do evento

• Dispare um lembrete no dia do evento;
• Verifique se os livros chegaram ao local do evento;
• Garanta que seu banner chegou ao evento;
• Cheque o trânsito nas proximidades do local e eventuais problemas que você ou seus convidados possam ter para chegar ao evento;
• Leve uma caneta e uma caneta reserva. Muitas livrarias não disponibilizam canetas para eventos.
  

Durante o evento

• Peça para alguém fazer posts ou stories a partir de sua conta, mostrando a sua sessão de autógrafos; 
• Peça para alguém escrever o nome do convidado em um post-it e colá-lo na página que será autografada. Assim, você não erra o nome da pessoa na hora de assinar e, caso você não saiba o nome da pessoa ou não se lembre dele, não ficará em uma situação constrangedora.
  

No dia seguinte ao evento

• Poste um agradecimento em suas redes e as principais fotos;
• Envie os registros  a seus convidados, de preferência com um agradecimento personalizado pela presença;
• Entre em contato com a livraria ou com a equipe de vendas para lhes agradecer e saber quantos livros foram vendidos.

Mais informações sobre o lançamento de livro

Se você quiser acessar nosso infográfico com o Passo a Passo de um lançamento de livro, clique aqui. Além disso, preparamos também um vídeo especial, falando sobre como organizar o marketing do seu livro, semana a semana.